כוח אדם לאירועים – הדבר הכי חשוב באירוע

מאחורי הקלעים של כל אירוע נוצץ, בין אם מדובר בחתונה יוקרתית על שפת הים, נשף התרמה באולם מפואר או כנס עסקי בינלאומי, מסתתרת מכונה אנושית מורכבת ומשומנת היטב. המכונה הזו מורכבת מעשרות, ולעיתים מאות אנשים, שכל אחד מהם מבצע תפקיד קטן אך קריטי בפאזל הענק של ההפקה.

האתגר המורכב של תעשיית האירועים

ניהול כוח אדם לאירועים הוא האתגר המורכב ביותר של כל מפיק, מנהל גן אירועים או מנהל רווחה. בניגוד לעסק רגיל שיש לו מצבת עובדים קבועה שמגיעה למשרד מדי בוקר משמונה עד חמש, תעשיית האירועים מתאפיינת בתנודתיות קיצונית.

ביום שלישי ייתכן ואין צורך באף עובד, אך ביום רביעי בערב נדרשים מאה מלצרים, עשרים ברמנים וחמישה עשר אנשי תפעול, שכולם חייבים להתייצב בנקודה ספציפית, בזמן מדויק ובתלבושת אחידה.

היכולת לספק את הגמישות התפעולית הזו, מבלי להתפשר על איכות השירות, היא אומנות השמורה לחברות מעטות בלבד.

המערכת האקולוגית: מהקמה ועד מזיגה

המערכת האקולוגית של כוח האדם באירוע מורכבת ממספר מעגלים, שכל אחד מהם דורש סט כישורים שונה לחלוטין.

צוותי לוגיסטיקה ותפעול

המעגל הראשון הוא צוותי ההקמה והתפעול הלוגיסטי (הידועים בעגה המקצועית כ"במה" או "סבלים"). אלו הם האנשים שמגיעים לשטח שעות ארוכות לפני האורח הראשון.

הם מפרקים משאיות, מקימים במות, מסדרים מאות כיסאות, מציבים מזנונים ופורסים תשתיות. העבודה הזו דורשת כושר גופני גבוה, הבנה טכנית, עמידה בתקני בטיחות מחמירים ויכולת לעבוד תחת לחץ זמנים אכזרי של שעון מתקתק.

לאחר סיום האירוע, עמוק אל תוך הלילה, אותו צוות בדיוק אחראי על פירוק המתחם והחזרת השטח לקדמותו.

צוות המלצרים של מסעדנות העילית

המעגל השני הוא צוות המלצרים. אם בעבר מלצרות נחשבה לעבודה זמנית לצעירים חסרי ניסיון שרק מניחים צלחות על השולחן, הרי שהיום הדרישות באירועי פרימיום הן של מסעדנות עילית.

אורחים מצפים מהמלצר לדעת לפרט את מרכיבי המנה, להבין בהתאמת יינות בסיסית, לשלוט בשיטות הגשה אירופאיות ולשמור על סביבת שולחן נקייה ומסודרת.

חברת איוונטו פלוס (EVENTO+) , שהפכה לשם נרדף לאיכות בתחום ההשמה לאירועים, משקיעה שעות רבות בהדרכת צוותי ההגשה שלה.

המלצרים לומדים כיצד לגשת לאורח, כיצד לפנות צלחות בצורה שקטה מבלי להפריע לשיחה, וכיצד לזהות אורחים בעלי אלרגיות או מגבלות תזונתיות ולספק להם מענה בטוח ומהיר מול המטבח. מלצר טוב הוא כזה שרואה את התמונה המלאה ומונע בעיות לפני שהן נוצרות.

צוות הברמנים מנהלי האווירה

המעגל השלישי והתוסס ביותר הוא צוות הבר. הברמנים באירוע הם הרבה יותר ממוזגי משקאות; הם מנהלי האווירה של רחבת הריקודים. עמדת הבר היא המקום היחיד באירוע שאליו כל האורחים מגיעים בשלב כזה או אחר.

ברמן מיומן חייב לשלב בין מהירות עבודה מסחררת, זיכרון מצוין להזמנות של מספר לקוחות במקביל, וידע מקצועי נרחב בהכנת קוקטיילים קלאסיים ומודרניים.

מעבר לכך, על הברמנים חלה אחריות חוקית ומוסרית כבדה , עליהם לזהות מתי אורח שתה מעבר למידה, להימנע מהגשת אלכוהול לקטינים ולנהל את סביבת הבר בצורה נקייה ובטיחותית למניעת החלקות ושבירת כוסות. הצוותים הייעודיים לבר של EVENTO+  מורכבים מבוגרי בתי ספר מקצועיים לברמנים, שמביאים איתם לא רק ידע תיאורטי, אלא "שואו" ונוכחות כריזמטית שמרימה את רמת האנרגיה באירוע.

הפתרון למפיקים: ניהול במיקור חוץ

הסיוט הגדול ביותר של כל מפיק או בעל אולם הוא להתעורר בבוקר האירוע ולגלות שחצי מצוות העובדים הודיע על מחלה או פשוט החליט לא להופיע.

הניהול העצמאי של עשרות עובדים מזדמנים דורש משאבי גיוס, סינון, שיבוץ ושימור שגוזלים זמן יקר ומובילים לשחיקה ניהולית. הפתרון המקצועי והיעיל ביותר הוא הוצאת תחום כוח האדם למיקור חוץ (Outsourcing) לחברה מתמחה.

היתרון המובהק של מודל זה הוא עתודת העובדים. לחברת השמה מקצועית יש תמיד  " צוותי כוננות " (Standby)  שמוכנים להקפצה ברגע האחרון לכיסוי חוסרים.

הלקוח מקבל מספר מוסכם של עובדים, והחברה היא זו שמתמודדת עם כאב הראש של הברזות, איחורים או החלפת איש צוות שלא מתפקד כראוי.

רגולציה ואחריות משפטית

כמו כן, אסור להקל ראש בסוגיות הרגולטוריות. העסקת עובדים בישראל כרוכה בבירוקרטיה סבוכה: החתמה על חוזי עבודה, דיווח שעות קפדני, תשלום שעות נוספות ותעריפי לילה, הפרשות לפנסיה, ניכויי מס וניהול חופשות ומחלות.

בנוסף, חוקי עבודת נוער באירועים (שעות מותרות, הגבלת עבודה בלילה) נאכפים בנוקשות על ידי משרד העבודה. מארגן אירוע שבוחר להעסיק עובדים בצורה לא מוסדרת מסכן את עצמו בקנסות כבדים ובתביעות משפטיות.

עבודה מול חברה מסודרת ואמינה כמו [EVENTO+] מעבירה את כלל האחריות התעסוקתית והמשפטית אל חברת כוח האדם, ומעניקה למפיק שקט נפשי להתמקד בליבת העשייה שלו , הפקת האירוע עצמו וניהול חוויית הלקוח.

לסיכום, כוח האדם הוא המנוע הדומם שמחזיק את תעשיית האירועים בחיים. תכנון מדויק של מצבת העובדים, שילוב נכון בין אנשי לוגיסטיקה חזקים, מלצרים אדיבים וברמנים אנרגטיים, הוא  מתכון מנצח לאירוע זורם ונטול תקלות.

כאשר בוחרים להפקיד את המערך המורכב הזה בידיים של חברה מקצועית, אמינה ובעלת יכולות מוכחות בשטח, מבטיחים שכל שלב באירוע , מרגע פריקת הציוד מהמשאית ועד למזיגת כוס היין האחרונה וקיפול השולחנות , יתבצע במקצועיות, בשירותיות ובחיוך רחב שישאיר טעם מצוין אצל כל האורחים.